【完全版】外国人雇用の必要書類まとめ｜採用前から入社後の手続きまで網羅

「外国人を雇用したいけれど、必要な書類が分からない」とお悩みの企業の方もいるでしょう。外国人材を採用する前には、該当する在留資格の種類や就労可能な範囲について確認することが重要です。そのうえで、状況に応じて適切な書類を準備し手続きを行いましょう。

この記事では、外国人雇用時の必要書類について「内定～入社前」と「入社後」に分けて紹介します。外国人雇用の前に確認すべき事項や注意点も解説。外国人採用の手続きや必要書類の用意で困ったときに利用できる支援・サービスについてもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

外国人を採用する前に確認すべきことは、「該当する在留資格の種類」「就労可能な在留資格の保有または取得」「在留カードの記載事項」についての主に3点です。ここでは、上記それぞれの内容を深掘りしていきましょう。

採用予定の業務や職種がどの在留資格に該当するか

採用活動を始める前に、募集する業務や職種には、どの在留資格が該当するのかを調べておくことが重要です。2026年5月時点で、申請可能な日本の在留資格は29種類存在します。就労の可否や実際に行える活動、在留期限などは在留資格ごとで異なるため、自社の業種や募集するポジションに応じた在留資格を持つ人材を雇用しなければなりません。

採用に係る手続きをスムーズに進めるためにも、適切な在留資格について把握したうえで募集する必要があります。

就労可能な在留資格を保有済みまたは取得できるか

応募者が就労可能な在留資格を保有済み、またはこれから取得できるかどうかも確認すべき事項の一つです。在留資格29種類のうち、就労目的の外国人が取得する「就労ビザ」は19種類になります。たとえ面接で素晴らしい人材に出会えたとしても、就労ビザを取得できなければ雇用は不可能です。

そのため、すでに就労可能なビザを保有しているか、そのビザは自社の職種で受け入れ可能かどうかをチェックしてください。もしくは、入社までに該当するビザを取得できるかという点を確認し、必要に応じてサポートを行いましょう。

在留カードの期限切れや偽変造はないか

在留カードの実物を見て、期限切れや偽変造はないかを確認することも大切です。偽変造した在留カードを持つ人材を雇用すると、故意ではないとしても企業側が不法就労助長罪で罰せられる可能性があります。また、有効期限が切れた在留カードは身元保証書としての効力を失うため、その人物が合法的に滞在している証明にはなりません。

中長期在留者は、在留カードの常時携帯が法律で義務付けられています。面接の場では必ず在留カードの実物を提示してもらい、目視や出入国在留管理庁が無料で提供する「在留カード等読取アプリケーション」などを使って真正なものであることを確認しましょう。

参照元： 出入国在留管理庁「在留資格から探す」 出入国在留管理庁「在留カードとは？」 出入国在留管理庁「在留カード等読取アプリケーション／失効情報照会 サポートページ」

ここでは、外国人雇用における「内定～入社前」の手続きの必要書類について紹介します。

雇用契約書または労働条件通知書

外国人の採用を決定したら、雇用契約書または労働条件通知書を作成・提示し、契約を締結しましょう。外国人材用の特別な様式は必要なく、日本人の雇用と同じように法律に基づいた書面を交付します。上記の書類は就労ビザの申請時にも求められるため、必ず用意してください。

なお、外国人材が契約内容を理解できないまま入社すると、後にトラブルが発生してしまうリスクがあります。書類は簡単な日本語で記載したり外国人の母語で作成したりすると、内容が正確に伝わりやすいでしょう。

在留資格認定証明書交付申請書（新規取得）

国外にいる外国人材を招へいして自社で採用する場合、新たに在留資格を取得しなければなりません。その際の必要書類が「在留資格認定証明書交付申請書」です。中長期的に日本に在留する外国人は必ず在留資格認定証明書の交付申請を行い、審査を通過して在留資格を得てから来日します。

• 在留資格認定証明書交付申請書
• 雇用契約書の写し
• 企業が属するカテゴリーの必要書類
• 外国人の大学卒業証明書または職務経歴書
• 本人写真

外国人本人と企業それぞれが準備するものに加えて、活動内容（在留資格）に応じた資料も必要です。どの在留資格でどのような資料を準備すべきかは、出入国在留管理庁の「在留資格認定証明書交付申請」をチェックしてみてください。

在留資格変更許可申請書（転職）

すでに在留資格を保有していて、別の業種・職種から転職するケースでは「在留資格変更許可申請書」を提出します。在留資格「留学」で在留する外国人材を新卒採用する場合も在留資格の変更が必要となり、審査の許可が下りるまでは就労させられません。中途・新卒採用ともに、スケジュールには十分な余裕をもっておきましょう。

• 在留資格変更許可申請書
• 雇用契約書の写し
• 企業が属するカテゴリーの必要書類
• 外国人の大学卒業証明書または職務経歴書
• 本人写真
• パスポートおよび在留カード（提示のみ）

前述した「在留資格認定証明書」と同様、より詳細な必要書類については、出入国在留管理庁の「在留資格変更許可申請」で該当する項目をチェックしてみてください。

なお、前職と転職後の業務内容が変わらない場合でも、「特定技能」や「特定活動46号」などの在留資格は、勤務先が変わるごとに変更許可申請が必要です。雇用する外国人材の在留資格が、転職時にどのような手続きを要するタイプなのか、事前にしっかりと確認しましょう。

資格外活動許可申請書（アルバイト）

本来、就労が許可されていない在留資格を持つ外国人材を雇用する際は、「資格外活動許可申請書」を提出して許可を得ます。具体的には「留学」や「家族滞在」の在留資格を持つ人です。アルバイトやパートなどで就労を希望する場合は、一定の条件下で勤務が認められることがあります。

• 資格外活動許可申請書
• 従事する活動内容を明らかにする書類（雇用契約書の写しなど）
• 在留カード（提示のみ）
• パスポートまたは在留資格証明書（提示のみ）
• 学生証（留学生のみ）

なお、必要書類の内容は、保有している在留資格や包括許可・個別許可などによって異なる点に注意が必要です。出入国在留管理庁の「資格外活動許可申請」を参考に、不備がないよう準備しましょう。

就労資格証明書

「就労資格証明書」とは、日本で転職を希望する外国人が、現在の在留資格のまま新しい職場で働けることを証明するための書類です。原則として、転職する外国人本人が以下の書類を揃えて、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署に申請を行います。

• 就労資格証明書交付申請書
• 新たな勤務先や活動内容の詳細が明らかになった書類
• 在留カード（提示のみ）
• パスポートまたは在留資格証明書（提示のみ）

上記以外にも、転職先企業の概要を説明する資料の提出を求められるケースもあるようです。

就労資格証明書の取得は任意ですが、転職時に在留資格変更許可申請が不要な在留資格の場合、次回の在留資格更新のタイミングが初めての転職先審査となります。その際、万が一「在留資格と活動内容が一致していない」と判断されれば、これまで不法就労を行っていたとして罰せられるリスクが高まるでしょう。

双方が思わぬ形で違反行為をしてしまわないためにも、外国人本人と協力してできるだけ取得するのがおすすめといえます。

参照元： 出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」 出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」 出入国在留管理庁「資格外活動許可申請」 出入国在留管理庁「就労資格証明書交付申請」

外国人採用後は、日本人同様の手続きのほか、外国人材ならではの届出も必要です。ここでは、外国人採用における「入社後」の手続きの必要書類について紹介します。

外国人雇用状況届出書

外国人を雇用したら、ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」の提出が必要です。外国人雇用状況届出書とは、日本で働く外国人労働者の雇用状況を国が正確に把握するのを目的として、2007年から企業側に提出が義務付けられた書類のこと。事業主への助言や指導、離職した外国人労働者の再就職支援などに活用し、雇用の安定や改善を目指しています。

先述したように、外国人雇用状況届出書の提出は企業の義務として定められているため、雇用形態に関わらず必ず提出してください。届出の期限は、雇入れ・離職時ともに翌月の末日までです。提出を怠ったり虚偽の内容を記載したりした場合、事業主は30万円以下の罰金が科される恐れがあります。

雇用保険被保険者資格取得届

採用した外国人が雇用保険の対象となる場合は、「外国人雇用状況届出書」ではなく「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しましょう。雇用保険の加入条件は日本人と同じで、「週の所定労働時間が20時間以上」「31日以上の継続雇用が見込まれる」の2点です。離職時は「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出してください。

届出の期限は、雇い入れ時は翌月10日まで、離職時は退職の翌日から起算して10日以内となります。ハローワーク窓口のほか、オンライン上でも申請可能です。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

外国人も、条件を満たせば各種社会保険制度に加入する義務が発生します。特に重要なのが「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」の提出です。健康保険への加入は本人の医療費の負担を軽減でき、厚生年金保険は将来の生活を保障するために必要なものです。原則として、条件を満たしていることが分かったら会社側が手続きを行います。

「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」には、本人確認のためにマイナンバーか基礎年金番号を記載しなければなりません。来日したばかりでマイナンバーが分からない場合、「厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届」を併せて提出してください。

在留期間更新許可申請書

外国人材を採用したら、それぞれの在留期間にも気を配ることが重要です。在留期間が過ぎたまま何の手続きもせず滞在すると「不法残留（オーバーステイ）」となり、外国人本人と受け入れ企業の双方が罰則対象になります。在留期間の更新には、主に以下の書類が必要です。

• 在留期間更新許可申請書
• 企業が属するカテゴリーの必要書類
• 本人写真
• 在留カードおよびパスポート
• 通知はがき

上記に加えて、日本での活動内容に応じた資料の提出と収入印紙による手数料の支払いを求められるため、出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」で確認してみてください。

違法行為を未然に防ぐためには、在留期間の更新を外国人従業員に任せきりにするのではなく、会社も一緒に管理し余裕をもってアナウンスするといったサポート体制が必要です。有効期限が切れる3ヶ月前から申請可能なため、早めに更新申請を促すのが望ましいでしょう。

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就労ビザで働いている外国人が退職したら？企業側が行うべき手続きを解説

参照元： 厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」 日本年金機構「外国人従業員を雇用したときの手続き」 出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」 厚生労働省「不法就労に当たる外国人を雇い入れないようにお願いします。」

外国人雇用では、余裕をもった各種申請や活動範囲の遵守、同一労働同一賃金の徹底などに気を付ける必要があります。ここでは、外国人雇用に関する注意点について見ていきましょう。

各種書類の申請・提出は余裕をもって行う

外国人雇用に係る必要書類を集めたら、申請や提出は余裕をもって行うことが大切です。不備があると、再提出を求められて余計に時間がかかってしまい、本人や企業が不利益を被る可能性があります。申請の混み具合によっては審査に時間を要する場合もあるため、十分なスケジュールを確保したうえで各種手続きを行いましょう。

在留資格で定められた範囲の業務・職種に従事させる

先述したように、外国人材は自身が保有する在留資格で定められた範囲の活動のみが許可されています。そのため、必ず就労ビザで行える業務・職種に従事させるようにしましょう。部署異動や配置転換がある際も、現在の在留資格に影響がないかを確認してください。不安な場合は、公的機関や専門家に相談するのがおすすめです。

国籍問わず同一労働・同一賃金を徹底する

国籍や性別を問わず、外国人に対しても「同一労働・同一賃金」を徹底しましょう。日本人と同様の仕事をしているにも関わらず、「外国人だから」という不当な理由で賃金を低く設定するのは違法です。通勤手当や住宅手当、食堂の利用、教育を受ける機会といった項目においても、国籍で待遇差を設けてはなりません。

ここでは、外国人雇用で利用できる支援やサービスを紹介します。初めての外国人雇用を検討している企業の方は、専門家に複雑な手続きをサポートしてもらうと安心でしょう。

行政書士

在留資格に詳しい行政書士に依頼すると、「申請取次行政書士」として在留資格の取得・変更申請などを代行してもらえます。必要書類を分かりやすくまとめてくれるだけでなく、申請を代行してもらえれば、手続きのために本人が休んだり担当者が入管へ出向いたりする必要がなくなるでしょう。専門家監督のもと書類を揃えるため、不備や提出漏れのリスクを減らせるのもメリットといえます。

同時に、社会保険労務士の資格も有している場合、雇用契約書や就業規則の作成補助・内容確認の依頼も可能です。

外国人雇用管理アドバイザー

外国人雇用管理アドバイザーとは、事業主が外国人労働者の雇用管理の改善などに適切に対処できるよう、厚生労働省が各都道府県に設置している指導員のことを指します。「外国人雇用に当たって考慮すべき点は何？」「日本語能力が不十分な外国人への教育方法に不安がある」といった悩みに対して、各事業所の実態に応じた指導を行うのが特徴です。

ハローワークで設定している相談日のほか、申し込みのうえ訪問日程を調整すれば、企業へ直接アドバイザーを派遣してもらえます。相談料は無料のため、気軽に利用できるのもメリットの一つでしょう。

外国人雇用サービスセンター

外国人雇用サービスセンターとは、外国人材を雇用する事業主に対する雇用管理指導や援助をサポートする厚生労働省の機関です。ハローワークの専用部門として東京・名古屋・大阪・福岡の4ヶ所に設置されており、外国人採用のノウハウや「高度外国人材」「技術・人文知識・国際業務」などの専門性が高い外国人とのマッチングサポートを無料で受けられます。留学生向けのインターンシップや合同面接会への参加申し込みにも対応しているため、専門性が高い人材と直接つながれる機会が多いのがメリットです。

外国人採用支援サービス

外国人採用支援サービスとは、就職を希望する外国人材と外国人材を雇用したい企業を引き合わせる民間の支援サービスのことを指します。公的機関との違いは、内定までのスピード感やターゲットの絞りやすさなどです。多くは行政書士と連携しているため、人材紹介から在留資格の手続き代行まで、ワンストップで対応してもらえるというメリットがあります。

なかには「特定技能」や「介護」など、1つの在留資格に特化した会社もあるため、自社が希望する人材を集中的に探せるでしょう。

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参照元： 厚生労働省「外国人雇用管理アドバイザー」 厚生労働省「外国人雇用サービスセンター一覧（Employment Service for foreigners）」

外国人を採用する前に、まずは「募集業務やポジションに該当する在留資格」「就労可能な在留資格の保有または取得の可否」「在留カードの記載内容と偽変造」について確認することが重要です。内定後、入社するまでに雇用契約書または労働条件通知書を外国人に提示したら、状況に応じて在留資格に関する手続きを行います。

入社後は、外国人雇用状況届出書もしくは雇用保険被保険者資格取得届を忘れずに提出しましょう。また、日本人従業員と同様、各種社会保険制度への加入手続きも必要です。いずれも不備があると余分な時間がかかるため、不安な場合は公的機関や専門家、民間の支援サービスの利用をおすすめします。

外国人特化の採用支援サービス「Leverages Global」では、さまざまなスキルや経験をもつグローバル人材をご紹介しています。初めての外国人採用に多い「必要書類が分からない」「外国人への配慮に不安がある」といったお悩みも、経験豊富なスタッフが丁寧に解決・サポートするので安心です。ぜひ、こちらからお気軽にお問い合わせください。