外国人雇用状況届出書を忘れずに！記入例や提出方法を解説【行政書士監修】

「外国人雇用状況届出書」は、外国人を雇用した事業主が管轄のハローワークへ必ず提出しなければならない書類です。外国人の離職時も同様の届け出を行います。これらは日本人の雇用では発生しない手続きなので、忘れないようにしましょう。 この記事では、外国人雇用状況届出書の概要やルールを解説します。また、雇用保険加入者・未加入者別の提出方法を、ハローワークと電子申請の2パターンで紹介。外国人雇用状況届出書を提出する前に確認すべきポイントや、書類に必要な個人情報の取り扱い方法もまとめています。 外国人雇用状況届出書についてしっかり把握し、スムーズに提出できるようにしましょう。

外国人雇用状況届出書とは？

「外国人雇用状況届出書」とは、事業主が外国人の雇用・離職時にハローワークへ提出する書類のことです。日本で働く外国人労働者の雇用状況を把握するために、労働施策総合推進法により2007年から届け出が義務化されました。提出を怠ったり内容を偽ったりすると罰金刑に処せられる場合があるため、注意が必要です。

国は外国人雇用状況届出書に基づいた事業主への助言や指導、離職した外国人への再就職支援などを行うことで、外国人労働者の雇用の安定や改善を目指しています。外国人労働者が安心して働ける社会を実現するためにも、外国人雇用状況届出書は必ず提出しましょう。

なお、厚生労働省は各社から提出された外国人雇用状況届出書の結果をまとめて、毎年1月に分かりやすいレポートを公表しています。具体的には、国籍別の外国人雇用状況・前年比で増加率が大きい国・外国人労働者が多い都道府県や業種などの詳細です。ざっと目を通すだけでも外国人雇用の参考になるため、ぜひご一読ください。

参照元： e-Gov　法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」 厚生労働省「外国人雇用状況の届出状況について（報道発表）」

外国人雇用状況届出書におけるルール

外国人雇用状況届出書には、提出に関していくつかのルールが存在します。正しく届け出を行えるよう、事前にしっかり確認しておきましょう。

先述したとおり、外国人雇用状況届出書は外国人の雇用・離職の両方のタイミングで、事業所を管轄するハローワークへ提出します。直接ハローワークの窓口へ出向くほか、インターネットでも手続きが可能です。

書類には、外国人の氏名や在留資格の種類、在留期間、在留カード番号などを記載します。日本人の雇用では発生しない手続きなので、初めて外国人雇用を行う企業は忘れないよう注意しましょう。

外国人雇用状況届出書を提出するのは、外国人を正社員雇用したときだけではありません。雇用形態に関わらず、アルバイトやパートで採用する場合も手続きを行う必要があります。

留学生アルバイトなど、短期間の雇用であっても必ず届け出をしましょう。

外国人を派遣社員として受け入れた場合、外国人雇用状況届出書の提出は派遣元が行います。

外国人雇用状況届出書は、「雇用主」に届け出の義務が発生するものです。派遣社員の雇用主は派遣元なので、派遣先企業が外国人雇用状況の届出を行う必要はありません。

以下の在留資格をもつ外国人は、外国人雇用状況届出の対象外です。

1. 在留資格「外交」「公用」をもつ外国人：国や政府の仕事に関わる在留資格をもつ外国人のため届出不要
2. 特別永住者：日本における活動の制限がない在留資格をもつ外国人のため届出不要

一般企業が「外交」や「公用」の在留資格をもつ外国人を雇用することはありません。しかし、厚生労働省の発表によると特別永住者（いわゆる在日韓国人・朝鮮人・台湾人）は2025年6月末時点で27万292人いるため、雇用する可能性は十分あるといえます。

特別永住者には、在留カードの代わりに「特別永住者証明書」が交付されるため、必要に応じて確認しましょう。

先述したとおり、外国人雇用状況届出書の提出は、雇用対策法第28条に基づいて全ての企業に義務付けられています。外国人の雇用・離職時に手続きを怠った場合は30万円以下の罰金が科されるため、注意しましょう。

万が一出し忘れてしまった場合は放置せず、気付いた時点ですぐに届出を行います。事業所の所在地を管轄するハローワークへ相談し、指示を仰ぎましょう。

なお、提出を忘れたからといって雇入れ日や離職年月日について虚偽の申告を行った場合も、同様に罰金が科せられます。必ず正しい情報を記載したうえで届け出をしましょう。

参照元： 厚生労働省「外国人の雇用」 出入国在留管理庁「令和7年6月末現在における在留外国人数について」 e-Gov　法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」

外国人雇用状況届出書の提出方法【雇用保険未加入者】

外国人雇用状況届出書の提出方法は、雇用保険加入の有無で異なります。

ここでは、「雇用保険未加入」の外国人の雇用状況届出書の提出方法を紹介するので、参考にしてみてください。

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合、ハローワークの窓口にある「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」に必要事項を記入して提出します。

なお、書類は厚生労働省のWebサイトでもダウンロード可能です。ダウンロードして印刷する際は、1ページ目の記入面を用紙の表に、2ページ目の注意を用紙の裏に印刷しましょう。

 

引用元：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に（p.7）」

1. 外国人の氏名（ローマ字）（1欄）：在留カードどおりに記入
2. 在留資格（2欄）：在留カードまたはパスポート上の上陸許可証印に記載されたとおりに記入
3. 在留期間等（3欄）
4. 生年月日（4欄）
5. 性別（5欄）
6. 国籍・地域（6欄）
7. 資格外活動許可または報酬活動許可の有無（7欄）：「留学」「家族滞在」などの在留資格で資格外活動許可を受けている場合は記入
8. 在留カードの番号（8欄）
9. 雇入れまたは離職年月日（A欄）：届出期限内に外国人が離職した場合は両方を記入
10. 雇入れ又は離職に係る事業所（B欄）：外国人が実際に就労する事業所（支店や店舗、工場など）の情報を記入
11. 主たる事務所（B欄）：雇入れ・離職に係る事業所が支店や店舗、工場などである場合は、本社や雇用保険適用事業所を記入
12. 派遣・請負労働者の係る届出（C欄）：派遣社員として外国人を受け入れる場合は「雇入れ又は離職に係る事業所」欄に派遣元の情報を記入し、四角内にチェックを入れる
13. 事業主の氏名

提出先は、当該外国人が実際に勤務する事業所を管轄するハローワークになります。雇入れ・離職時ともに翌月の末日が提出期限です。不備があるとさらに時間が掛かるため、在留カードやパスポートをしっかり確認しながら記入しましょう。

インターネット上で電子申請する場合は、厚生労働省の「外国人雇用状況届出システム」を利用します。初めて利用する企業は、ユーザIDの新規登録が必要です。

引用元：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に（p.9）」

ユーザー登録をしてログインしたのち、雇用情報メニューから「外国人雇用情報新規登録」を選択して必要事項を入力します。入力する項目は、ハローワークで届け出る内容と同様です。

なお、過去にハローワークの窓口で外国人雇用状況届出書を提出したことがある企業は、インターネット上で新規登録ができません。この場合は、以前届出を行ったハローワークへ問い合わせて、「外国人雇用状況届出に係る電子届出切替・変更申請書」の提出が必要です。

参照元：厚生労働省「外国人の雇用」

外国人雇用状況届出書の提出方法【雇用保険加入者】

外国人が雇用保険加入条件を満たす場合、「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」もしくは「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」を提出することで、外国人雇用状況の届け出を行ったとみなされます。

雇用保険の加入条件は日本人と同様で「1週間の所定労働時間が20時間以上」「31日以上の雇用見込みがある」の2点です。なお、上記条件を満たしていても、昼間部の留学生アルバイト（卒業間近の人を除く）は雇用保険の対象にはなりません。

手続きはハローワークの窓口やe-Gov電子申請で受け付けています。e-Govとはデジタル庁運営のポータルサイトで、さまざまな行政手続きを自宅やオフィスに居ながら行うことが可能です。

ここでは、窓口で直接届け出る方法を解説します。書類の提出先は事業所を管轄するハローワークです。

ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」の用紙が置いてあるので、必要事項を記入し、雇用保険に関する手続きを扱っている窓口へ提出します。提出期限は雇用した日の翌月10日までです。

書類を郵送で提出する場合は、Webサイト「ハローワークインターネットサービス」でダウンロードしましょう。様式のみダウンロードする方法と、必要事項を記入してからダウンロードする方法が選べます。

引用元：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に（p.5）」

1～16欄までは日本人の場合と同様に埋めていきますが、外国人労働者は17～23欄もあわせて記入が必要です。具体的には、以下の項目になります。

1. 被保険者氏名（ローマ字）（17欄）：在留カードどおりに記入
2. 在留カードの番号（18欄）
3. 在留期間（19欄）
4. 資格外活動の許可の有無（20欄）
5. 派遣・請負就労区分（21欄）
6. 国籍・地域（22欄）
7. 在留資格（23欄）：在留カードまたはパスポート上の上陸許可証印に記載されたとおりに記入

外国人労働者の在留カードやパスポートを確認しながら、ミスがないように記入しましょう。

離職時は「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」を提出することで、外国人雇用状況届出を行ったとみなされます。提出期限は離職の翌日から起算して10日以内です。

雇用時と同様、ハローワークの窓口や郵送での届け出を受け付けています。「ハローワークインターネットサービス」からも様式のダウンロードが可能です。

引用元：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に（p.6）」

1～13欄までは日本人の場合と同様に埋めていき、14～19欄が外国人労働者の離職時に追加で記入する項目となります。

1. 被保険者氏名（ローマ字）（14欄）
2. 在留カードの番号（15欄）
3. 在留期間（16欄）
4. 派遣・請負就労区分（17欄）
5. 国籍・地域（18欄）
6. 在留資格（19欄）

そのほか、事業所の住所や事業主の氏名といった項目も記入が必要です。被保険者の居所や雇用保険の資格取得年月日、離職等年月日なども正確に記入しましょう。

雇用保険被保険者資格取得届・喪失届は、e-Gov電子申請からも手続きできます。

なお、電子申請には電子証明書が必要かの確認とアカウントの登録、アプリケーションのインストールが必要です。電子証明書は認証局（電子証明書を発行している機関）に発行を依頼しましょう。

e-Gov電子申請では「雇用保険被保険者資格取得届」の項目から申請できます。入力項目は、ハローワークに届け出る内容と同様です。

提出書類がある場合は「書類を添付」からファイルを指定し、最後に「提出先」を選んで届け出ましょう。

離職時は、e-Gov電子申請の「雇用保険被保険者資格喪失届」の項目から手続きできます。1〜19欄と事業主の情報を記載のうえ提出しましょう。

参照元： 厚生労働省「Q＆A～事業主の皆様へ～」 厚生労働省「外国人の雇用」 厚生労働省「被保険者に関する手続き」 e-Gov電子申請「手続検索」 e-Gov電子申請「利用準備」 厚生労働省「e-Gov電子申請利用マニュアルの紹介」

外国人雇用状況届出書の提出前に確認すべきポイント

外国人雇用状況届出書の提出前には、自社で雇用するのに差し支えない人材かを確かめることが重要です。在留カードをもとに、在留資格や在留期間をしっかり確認しましょう。

また、アルバイト雇用をする場合は、資格外活動許可のチェックも必要です。

外国人の採用が決定したら、在留カードに記載されている在留資格や在留期間、就労制限の有無などを確認しておきましょう。

引用元：出入国在留管理庁「在留カードとは？」

在留資格の種類や在留期間、就労制限の有無は在留カードに記載があります。なお、在留カードの確認は、能力や適性に無関係なパーソナルな事項の把握にもつながるため、選考時に提示を求めるのは避けましょう。

面接時の在留資格や在留期間の確認は口頭で行い、採用決定後に本人の了承を得てから在留カードを提出してもらうのがスムーズです。

就労できない在留資格をもつ外国人や在留期限が切れている外国人を雇用すると、事業主は「不法就労助長罪」に問われます。3年以下の懲役または300万円以下の罰金、もしくはその両方が科される恐れがあるため、雇用する前に必ず問題点がないかを調べましょう。

在留資格「留学」や「家族滞在」の外国人をアルバイト雇用する際は、「資格外活動許可」を取得しているかを確認する必要があります。これらの在留資格では本来就労が許可されていません。しかし、資格外活動許可を申請している場合、風営法に関わる仕事以外であれば週に28時間以内のアルバイトが可能です。

引用元：出入国在留管理庁「在留カードとは？」

資格外活動許可は、申請者の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口のほか、オンライン申請もできます。

万が一、外国人が採用面接の時点で資格外活動許可を取得していなくても、すぐに申請すれば早くて2週間ほどで取得可能です。アルバイトを始められるのは資格外活動許可を取得してからになるので、それ以前から働かせないよう注意しましょう。

資格外活動許可を得ていない外国人をアルバイトとして雇用した場合も、事業主は「不法就労助長罪」に問われます。前述したように、ハローワークへ届け出る外国人雇用状況届出書にも資格外活動許可の有無を記入する項目があるので、必ずチェックしてください。

関連記事：「【記入例】在留資格変更許可申請書の書き方は？就労ビザごとの必要書類も紹介」

関連記事：「在留資格認定証明書の役割とは？交付の流れや有効期限について解説」

参照元： 出入国在留管理庁「在留カードとは？」 厚生労働省「不法就労に当たる外国人を雇い入れないようにお願いします。」 e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」 出入国在留管理庁「資格外活動許可について」

外国人雇用状況届出書に必要な個人情報の取り扱い方法

外国人雇用状況届出書を作成するには、在留資格や国籍など外国人の個人情報を確認しなくてはなりません。その際、取り扱いには十分注意する必要があります。

なお、在留カードの写しといった個人情報の管理は採用後も継続して行うので、外国人雇用を始めたタイミングで管理システムの改善や適切な外部ツールの導入を検討してみましょう。

在留カードやパスポートなどの本人確認書類は、原本を預かるのではなく写しをもらうか、その場でコピーするのが安全な方法です。

預かったパスポートを紛失した場合、外国人本人が日本にある自国の大使館や領事館で再発行の手続きをしなくてはなりません。また、在留カードも地方出入国在留管理局で再発行の申請をする必要があります。

第三者によって犯罪に使われる恐れもあるため、外国人の身分を証明する重要な書類を企業が無くすことは決して許されません。紛失のリスクを回避するためにも、原本を預かるのは避けましょう。

なお、個人情報保護法では、「個人情報を取得する場合はあらかじめ本人に利用目的を明示しなければならない」とあります。そのため、在留カードやパスポートの写しを取得する際は、ハローワークへ提出する届出作成のためである旨を外国人に伝えましょう。

各種書類の写しも厳重に管理し、紛失や情報漏洩に注意してください。

雇用した外国人の在留期間の管理は常に必要となります。情報を適切に管理し、在留期限が切れる前に更新を促せるようなシステムや外部ツールの導入を検討するのが望ましいでしょう。

社内システムやExcelなどで管理している場合は、更新日が近づいたらアラートが出るような改修を行うと、更新漏れを防げます。

一般的な人事管理サービス（HRサービス）であれば、外国人の在留資格更新をリマインド通知してくれるものが多いので、もし利用している場合は機能を確認してみるのがおすすめです。また、特定技能外国人・技能実習生のスケジュールや在留資格を管理する、より外国人に特化した人材管理サービスも存在します。

これらの人員管理サービスを、外国人のためだけに導入するのは躊躇してしまうかもしれません。しかし、今後も継続的に外国人雇用をしていく場合、このようなシステム無しでは管理が難しくなる可能性があります。

人数が増えることも想定して、社内システムの改修や外部サービスの導入を検討してみましょう。

参照元：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」

外国人雇用状況届出書に関するよくある質問

ここでは、外国人雇用状況届出書に関するよくある質問について回答します。

外国人雇用状況届出書の提出期限は、以下のとおりです。

提出を忘れたり虚偽の申告をしたりすると、罰金刑の対象になります。正しい内容を記入し、期限内に忘れないよう届け出を行いましょう。

「様式第3号」とは、雇用保険被保険者ではない外国人について届け出る場合に使用する書類の様式です。なお、雇用保険被保険者の外国人では、雇用・離職時のそれぞれで様式が異なります。厚生労働省のWebサイトで公開されているので、シーンに適したものを使用しましょう。

在留資格「永住者」の方を雇用する場合も、外国人雇用状況届出書の提出が必要です。正社員やアルバイト、パートなど、雇用形態に関わらず忘れないように手続きを行いましょう。

まとめ

外国人の雇用や離職があった際は、必ず「外国人雇用状況届出書」を提出してください。ハローワークの窓口への持参や郵送のほか、インターネットでも申請可能です。

外国人が雇用保険に加入しているか否かで手続き方法や届出期限が変わってくるので、適切なかたちで届出を行いましょう。

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